Ако използвате Trello от известно време, вероятно неведнъж сте си мислили: „Това е страхотно, но ми се искаше да може да прави нещата самостоятелно.“ Тук се намесва Бътлър, двигателят на... автоматизация на работния процес в Trello Спестява ви кликвания, грешки и време всеки ден. Използвано правилно, то може да превърне обикновеното табло за управление в истинска продуктивна машина.
В допълнение към Butler, Trello има голям брой Power-Ups и интеграции Тези инструменти ви позволяват да свържете дъските си с други ресурси като Slack, Google Drive, Jira или Confluence. Чрез комбиниране на автоматизация и външни конектори можете да изградите цялостна система за управление на проекти, централизирайки информацията и минимизирайки повтарящите се, досадни и нискостойностни задачи.
Какво е Trello и защо е толкова полезно за управление на проекти?
Trello е инструмент за визуално управление, базиран на табла, списъци и карти, който стана много популярен, защото е... Прост, гъвкав и подходящ за почти всеки тип проектВсяка дъска представлява проект или работна област; в нея списъците обикновено отразяват потока (напр. „В очакване“, „В процес на изпълнение“, „Готово“), а картите представляват задачи, идеи или конкретни елементи.
Благодарение на тази система е много лесно да се види с един поглед какво се прави, кой го прави и в какъв статус е всяка задачаВ допълнение към управлението на екипни проекти, Trello се използва за планиране на графици, организиране на срещи и задачиза съхраняване на споделени ресурси или дори за личен живот, като например управление на домакински задължения или лични проекти.
Едно от най-големите предимства е, че значително намалява използването на имейл, тъй като Комуникацията и документирането на работата са концентрирани върху картиВсяка карта може да има коментари, прикачени файлове, дати на валидност, етикети, контролни списъци и назначени членове, предотвратявайки безкрайни и разпръснати имейл вериги.
Клавишни комбинации и разширено търсене за по-бърза работа
Преди да се потопите в автоматизацията на Butler, си струва да се възползвате от някои основни функции, които ви спестяват секунди с всяко действие и в сумата се равняват на много време. Първата е използването на Клавишни комбинации на Trelloкоито ви позволяват да се движите и действате, без почти да докосвате мишката.
Често използван пример е ключът B, което отваря менюто на таблото за управление за бързо намиране на всяка дъска, до която имате достъп. Trello предлага дълъг списък от комбинации: от архивиране на карти и преместването им между списъци до превключване между дъски. Не е нужно да ги запомняте всички, тъй като натискането на клавиша за затваряне с въпросителен знак (?) отваря прозорец с всички налични преки пътищатака че можете постепенно да ги включите в рутината си.
Друг мощен трик е разширено търсене в TrelloНе е просто да напишете дума и това е всичко; можете да използвате специални оператори, за да филтрирате карти с голяма прецизност. Например, можете да търсите карти от конкретна дъска, конкретен списък, карти, присвоени на конкретен член на екипа, или карти, които изтичат в рамките на определен период от време.
Можете също да направите отрицателни търсения за изключване на определени терминиТова е изключително полезно, когато един проект има много карти с подобни имена. Благодарение на тези филтри, намирането на изгубена карта на голяма дъска се превръща от главоболие до въпрос на секунди и можете да персонализирате изгледите според вашите нужди по всяко време.
Други прости функции за пестене на време на Trello
В допълнение към преките пътища и търсенията, Trello включва няколко много прости функции, които, използвани разумно, ви позволяват да намалете ръчните задачи и работете по-комфортноЕдна от тях е възможността за създаване на множество карти от съществуващо съдържание, като например текстови списъци, електронни таблици или имейли.
Представете си, че имате списък със задачи в документ или имейл; вместо да ги копирате едно по едно, можете да ги поставите в карта или да използвате интеграции, за да... Всяка линия автоматично става независима карта.Това е идеално, когато започвате проект с много информация, вече написана извън Trello.
Също така е изключително полезно да можеш прикачете свързани табла и карти Ако един проект зависи от друг или ако имате задачи, които са свързани с други табла, просто ги свържете, за да може екипът да преминава от едно табло към друго, без да губи време за търсене на връзки. Това помага за поддържане на връзката на информацията и осигурява по-добро разбиране на контекста на всяка задача.
Друг интересен вариант е да следите (следите) списъци или форуми. По този начин можете Получавайте известия за активността, която ви интересува. дори и да не сте лицето, пряко отговорно за тези карти. Идеално е за ръководители, ръководители на проекти или колеги, които трябва да бъдат информирани, без да участват активно във всяка задача.
Какво представляват Trello Power-Ups и как подобряват дъските ви?
Power-Ups са добавки, които добавят допълнителни функции към дъските и правят Trello много по-мощна платформа. По същество те са Интеграции и разширения, които разширяват основните възможности на Trello, което ви позволява да автоматизирате процеси, да свързвате други приложения или да подобрите визуализацията на информация.
С Power-Ups можете да правите неща като синхронизиране на календари, управление на файлове, анализ на данни или интегриране на инструменти за комуникацияЦелта е да не се налага да прескачате от приложение на приложение, за да следите даден проект, а по-скоро дъската да се превърне в централен център, където се намира всичко, от което екипът се нуждае.
Една от най-големите му силни страни е персонализирането: всеки отбор може да активира само необходимите му Power-Ups, така че Trello се адаптира към специфични работни процеси вместо да принуждават екипа да се адаптира към инструмента. По този начин маркетинговият екип, екипът за обслужване на клиенти и екипът за разработка могат да използват Trello по много различни начини, използвайки една и съща основа.
Предимства на персонализирането на Trello с Power-Ups
Персонализирането на Trello с Power-Ups предлага предимства на няколко фронта. Първо, можете подобрете начина, по който виждате и анализирате информациятаНапример, с анализи и подобрения в таблото за управление можете да превърнете картите във визуални отчети, диаграми или контролни панели, които улесняват вземането на решения.
В други аспекти, Power-Ups улесняват комуникацията, тъй като позволяват Свържете Trello с инструменти за съобщения и сътрудничество като Slack или Microsoft Teams. Това намалява триенето между платформите и избягва усещането, че работата е „разпръсната“ в много различни сайтове. Всичко е свързано ясно и по организиран начин.
Производителността също се увеличава рязко, когато добавите ориентирани към процеса Power-Ups, нещо много полезно за дистанционна работа, като Бътлър или Календарът, защото позволяват Автоматизирайте повтарящи се задачи, организирайте ключови дати и управлявайте крайните срокове, без да се налага да следите всичко ръчно.Накратко, Power-Ups превръщат Trello в един вид конфигурируемо швейцарско ножче за всеки отбор.
Интегриране на външни инструменти: централизиране на работата
Един от най-големите проблеми на днешните екипи е, че те работят с твърде много инструменти едновременно, особено инструменти за дистанционно управление на проектиИмейл, чат, файлов мениджър, CRM, платформа за документация и др. Това води до фрагментация на информацията и по-сложна координация. Именно тук блестят Power-Ups. Интеграция на външни инструменти с Trello.
Свързване на Trello с приложения като Google Диск, Slack, Confluence Cloud или JiraТова прави дъската централен център за всички ваши важни данни. Например, можете да отворите документ в Drive от карта, да проверите състоянието на проблем в Jira или да получите достъп до страница в Confluence, без да напускате Trello.
Тази централизация предполага, че екипът Прекарвайте по-малко време в търсене на разпръсната информация и повече време за самата работа. Освен това, грешките при координация са намалени, тъй като всеки може да види текущото състояние на ключови елементи на дъската, без да се налага да задава въпроси или да навигира между раздели.
Препоръчани подобрения: Slack, Google Drive, Confluence, Jira и други
Сред големия брой налични Power-UpsНякои са станали практически незаменими за много екипи, особено когато са комбинирани с автоматизирани работни процеси:
Засилването на Slack ви позволява да свързвате разговори с карти в Trello.Можете да изпращате карти до Slack канали, да получавате известия за активност от Trello в конкретен канал или, в зависимост от настройките ви, дори да създавате и актуализирате карти директно от Slack. По този начин вашият екип може да остане в обичайната си чат среда, като същевременно поддържа дъските си актуални.
С активирането на Google Drive ви позволява да прикачвате файлове и папки директно към картиПреглеждайте визуализации на документи и винаги имайте достъп до най-новата версия от Trello. Това е много полезно за предложения, презентации, документи с изисквания или всеки файл, който трябва да бъде свързан с текуща задача.
Интеграция с Confluence Cloud добавя много мощен слой за документацияТя ви позволява да свързвате страници на Confluence с карти, да създавате нови страници от Trello и да осъществявате достъп до ресурси от знания, без да напускате дъската. За екипи, които документират своите процеси и проекти в Confluence, тази връзка добавя ценен контекст към всяка задача.
Накрая, задействането на Jira е ключова за екипите по agile или софтуерна разработкаТой синхронизира проблеми, епични задачи и задачи между двете платформи, така че в Trello можете да видите текущото състояние на елементите в Jira, на кого са били присвоени и техния напредък, без да се налага да проверявате целия списък със задачи в Jira през ден.
Има и други подобрения, фокусирани върху производителността и организацията, като например това за Персонализирани полета за добавяне на специфична информация към картите, Card Repeater за автоматично създаване на повтарящи се задачи или Calendar за преглед на крайни срокове и дати на изпълнение в по-управляем времеви изглед.
Директорията Power-Ups: над 200 разширения
Trello има директория с повече от двеста официални разширения, в допълнение към Power-Ups, създадени от общността на разработчицитеТози каталог е организиран по категории, което улеснява намирането на това, от което се нуждаете, въз основа на вашия случай на употреба.
| Категория | описание | Примери |
|---|---|---|
| Анализ | Инструменти, насочени към подобряване на аналитичните и отчетните възможности на вашите дъски. | Табла за управление, визуални отчети, панели с показатели |
| Communications | Интеграции, фокусирани върху улесняване на взаимодействието и сътрудничеството в екипа. | Slack, Microsoft Teams, инструменти за чат и видео разговори |
| Производителност | Power-Ups, предназначени за по-добра организация на задачите и автоматизиране на процесите. | Бътлър, Календар, персонализирани полета, повторители на карти |
Благодарение на тези категории е много лесно да намерите Power-Up, от който се нуждаете, без да е необходимо да преглеждате целия списък. Освен това можете да прилагате филтри по вид инструмент или индустрия, което помага за... Конфигурирайте Trello, за да отговаря на работния процес на вашия екип по сравнително бърз начин.
Как да активирате и управлявате Power-Ups на вашите табла за управление
Активирането на Power-Up в Trello е много лесен процес. От всяка дъска можете да отворите страничното меню и да получите достъп до секцията Power-Up. „Power-Ups“ за добавяне на нови интеграцииСлед като стигнете там, ще видите пълния указател и можете да търсите по име или да филтрирате по категория.
Когато намерите интересуващото ви подобрение, просто кликнете върху опцията „Добавяне на захранване“ и следвайте стъпките за настройкакоито обикновено включват разрешаване на достъп до външния сервизен акаунт (напр. вашия Google акаунт, Slack и др.) и коригиране на някои основни предпочитания.
Ако по всяко време искате да промените работните параметри или да деактивирате включване, можете да се върнете към менюто на „Подобрения“ на таблото за управление и достъп до настройките за всяка интеграцияОттам можете да промените опциите, да прекъснете връзката на свързани акаунти или да деактивирате разширението, когато вече не ви е необходимо.
Важно е да се отбележи, че в безплатната версия на Trello всяка дъска може да има само едно активно усилване (Power-Up) едновременно. За да използвате няколко усилвания едновременно, Необходимо е да се абонирате за един от плановете за плащане (като например Standard, Premium или Enterprise). Тези планове обикновено включват и по-високи ограничения за използване на автоматизации на Butler и други разширени функции.
Автоматизирайте повтарящи се задачи в Trello
Много от действията, които извършваме ежедневно в Trello, са повтарящи се: преместване на карти в списъци, разпределяне на членове, задаване на крайни срокове, добавяне на етикети, архивиране на завършени задачи и др. Автоматизирането на тези типове процеси е един от най-добрите начини за... спестете време и минимизирайте човешките грешки в управлението на проекти.
Някои автоматизации могат да се постигнат с прости подобрения, като например повторителя на картата за автоматично създаване на повтарящи се задачи (например, контролен списък в края на месеца) или чрез външни инструменти като Zapier или IFTTT, които ви позволяват да генерирате карти от събития в други приложения (имейл в Gmail, бележка в Evernote, събитие в Google Календар и др.).
Истинският ключ към автоматизацията в Trello обаче е Butler. Тази система е проектирана така, че всеки, без познания по програмиране, може дефиниране на правила и команди, които се изпълняват автоматично в отговор на конкретни действия в рамките на дъската. Тоест, превърнете начина си на работа в нещо като „ако това се случи, направете онова“.
Бътлър: Автоматизираният двигател на Trello
Butler е набор от инструменти, интегрирани в Trello, който ви позволява да създавате правила, бутони и автоматизации за карти, списъци и цели табла. Основната му цел е Премахнете повтарящите се ръчни задачи и рационализирайте работния процес на екипатака че можете да се съсредоточите върху съдържанието, вместо върху механиката.
Интересното е, че Butler използва интерфейс тип „магьосник“, където попълвате фрази като „когато това се случи, направете онова“. Не е нужно да пишете код; просто... Вие избирате тригери и действия в падащи менюта. Това позволява на всеки да проектира автоматизации, без да разчита на техническия екип.
Бътлър предлага няколко начина за автоматизиране на дъската: правила, които се задействат автоматично от определени действия, команди на карта или дъска, които се стартират чрез натискане на бутон и автоматизации, планирани по дата или интервал от време. Всичко това е конфигурирано с помощта на една и съща логика за задействане и действие.
Как работят правилата и командите на Бътлър?
Началната точка за създаване на правило с Butler е дефинирайте спусъкаНапример, „когато карта бъде преместена в списък X“ или „когато към карта бъде добавен специфичен етикет“. След като събитието бъде определено, вие решавате какво трябва да направи Бътлър, като свързвате едно или повече действия заедно.
Например, можете да кажете на Бътлър, че Когато дадена карта бъде преместена в списъка „Готови“, тя да бъде автоматично архивирана.Добавете коментар със стандартно съобщение и премахнете крайния срок. По този начин, веднага щом някой маркира задача като завършена, Butler се грижи за подреждането и организирането на всичко, без никой да се налага да го прави ръчно.
Друга възможност е да се създаде бутоните на картите или на дъската, които изпълняват определена поредица от действияПредставете си бутон, наречен „Подготовка за преглед“, който при натискане присвоява картата на отговорна страна, премества картата в списъка „В процес на преглед“ и добавя контролен списък със стъпките, които трябва да се следват. С едно щракване могат да се изпълнят няколко стъпки, които преди това са били изпълнявани една по една.
Бътлър също така позволява планиране периодични или базирани на дата действияТова включва функции като ежедневна проверка за изтекли карти и преместването им в списък „Спешни“ или изпращане на седмично обобщение до канал, интегриране с други инструменти. Това помага за проследяване на критични задачи и поддържане на организирано табло с минимални усилия.
Автоматичните предложения и ограничения на Бътлър според плана
Допълнителна много интересна функция на Butler е, че анализира как използвате Trello и предлага... Предложения за автоматизация въз основа на действията, които повтаряте най-честоНапример, ако постоянно местите карти в определен списък, когато състоянието им се промени, Бътлър може да препоръча правило, което да прави това автоматично.
Тези предложения значително опростяват настройката на автоматизациите, защото Не е нужно да измисляш всичко от нулата.Самата система открива модели и ви предлага полуизградени опции, които просто трябва да настроите по ваш вкус.
Що се отнася до наличността, основните опции на Butler са активни за всички потребители на Trello, включително тези с безплатната версия. Плановете Business Class, Premium и Enterprise обаче включват... по-разширени възможности, по-високи лимити за използване и достъп до по-мощни автоматизацииТова е важно за екипи, които разчитат в голяма степен на автоматизация за ежедневните си операции.
Външни разширения и конектори: Zapier, IFTTT и други
Освен официалните Power-Ups и Butler, екосистемата на Trello се разширява с разширения за браузър, специфични плъгини и конектори като Zapier и IFTTT. Тези инструменти позволяват Автоматизирайте създаването и актуализирането на карти въз основа на събития в други приложения които използвате в работата си.
Например, можете да настроите работен процес, така че всеки път, когато получите имейл с определен етикет в Gmail, той да генерира нова карта на определена дъска в TrelloВъзможно е също така автоматично да се създават карти от бележки в Evernote, нови събития в Google Календар или формуляри от други платформи.
Тези видове интеграции правят Trello централен център за всичко важно, което се случва във вашата дигитална среда, елиминирайки необходимостта от ръчна намеса. В комбинация с Butler и вътрешни Power-Ups, Можете да настроите много цялостна система за автоматизация, която е съобразена с реалността на вашия екип..
Ограничения на безплатната версия и предимства на платените планове
Работата с безплатната версия на Trello е повече от достатъчна, за да започнете да експериментирате с автоматизации и Power-Ups, но си струва да сте наясно с ограниченията ѝ. Както бе споменато по-рано, Разрешено е само едно активно включване на захранването на дъска. в безплатния план, което ви принуждава да изберете внимателно най-важната интеграция, ако не искате да преминете към платен план.
Освен това, Бътлър също има Ограничения за ползване в зависимост от типа на акаунтаТова се отнася както за броя на командите, които могат да бъдат изпълнени, така и за обема на месечните действия. За лична употреба или малки екипи с малко автоматизации, това обикновено е достатъчно, но ако вашият екип иска да автоматизира голяма част от работния си процес, вероятно ще трябва да обмислите един от платените планове.
Надграждането до по-висок план ви позволява да активирате множество Power-Ups на дъска, увеличава лимитите на Butler, предоставя достъп до допълнителни изгледи (като хронология, таблица, табло за управление и др.) и предлага повече опции за управление и сигурност за бизнеса. За екипи, които разчитат в голяма степен на Trello за своите управление на проекти и ежедневна координацияТези екстри могат да направят голяма разлика.
Както виждате, с Trello, Butler и правилните Power-Ups можете трансформирайте обикновена дъска Това е мощна платформа за координиране на екипи, автоматизиране на процеси и централизиране на информация. Чрез комбиниране на преки пътища, разширено търсене, външни интеграции и интелигентни правила, можете да създадете работна среда, в която рутинните задачи се обработват автоматично, което позволява на вашия екип наистина да се съсредоточи върху това, което добавя стойност. Споделете това ръководство и повече потребители ще научат всичко за Trello и Butler.
